Автоматизация бизнес-процессов с помощью ИИ: что у меня делает агент, а что осталось людям

Моё агентство называется AI Automation Agency, мы делаем ИИ-решения на заказ. Оно маленькое: отдельного финансового отдела, юридического и продаж у нас нет. Так было задумано с самого начала. Десять рабочих контуров вместо них ведёт агент: CRM и сделки, оценка проектов и коммерческие предложения, договоры, счета, тендеры, разбор встреч, почта, Telegram, контент, финансовый учёт. Людям осталось всё, где принимается решение: цена, сроки, идти в тендер или нет, подписывать или нет. Наружу агент не отправляет ничего — ни письма, ни сообщения, ни документа.

Ниже я опишу, что в каждом контуре делает агент, что в нём осталось руками, где стоит подтверждение и какой командой считается каждая цифра.

Оговорка сразу. Я не верю, что в чистом виде то, что здесь описано, применимо к вам. Это устройство маленького агентства, где нет отделов, и механический перенос в компанию с отделами не сработает — к этому вернусь в конце.

Почему это вообще появилось

Мы с самого начала строили агентство так, чтобы не нанимать людей под работу, которая не производит продукт. Отдельный финансовый юнит, юридический, отдел продаж — всё это можно завести, и в какой-то момент любое агентство к этому приходит. Мы решили иначе: сначала пробуем автоматизировать, нанимаем только туда, где делается продукт.

Поэтому финансовый учёт остался на мне, юрист у нас на аутсорсе и подключается точечно, менеджеров по продажам нет вообще. Контуры выросли из этого решения: работу, которую я не собирался никому передавать, надо было либо делать самому по вечерам, либо описать правилами и отдать агенту.

Мой рабочий день начинается с того, что я открываю компьютер и захожу в Claude Code. Дальше почти всё происходит там.

Как я решаю, что отдавать

Правило у меня простое, и я его вывел для себя сам.

Смотрю, сколько времени я трачу на эту работу руками. Раньше, например, чтобы взять запись зума, транскрибировать её, обработать в саммари, подготовить из него пост и рассылку — даже с использованием нейросети это была достаточно трудоёмкая задача. А встречи у меня происходят практически каждый день. То есть каждый день возникает потребность сделать саммари и получить на выходе материалы. Это та задача, которая в рамках месяца съедает часы. Это хороший кандидат.

Дальше смотрю три вещи. Задача повторяется. Понятно, что на входе и что должно получиться. И я могу словами объяснить, что с этим надо сделать. Сошлись все три — можно отдавать.

Есть и обратное правило. Плохо поддаётся автоматизации то, где может потребоваться дополнительный контекст, к которому нет возможности автоматизировать доступ, и то, где надо оценить правильность по контексту.

Пример — пост. Перед отправкой мне важно его прочитать: вставить ту эмоцию, которую пост вызывает у меня, и ту, которую я хочу вызвать у читателя. Подготовку материалов отдать можно, финал — нет. Иначе получается контент-завод, в котором меня не осталось.

Опись: десять контуров

Клиенты и деньги

CRM и сделки. От Битрикса мы в своё время отказались. Вся CRM переехала в markdown-файлы на рабочем компьютере: по каждому клиенту папка, внутри карточка сделки и changelog. Агент сам обновляет данные по сделке, вносит текущие статусы, может напомнить, что по этому клиенту нужно сделать касание, что этот клиент ждёт от нас КП. У нас нет такого, что «менеджер, актуализируй CRM» — во-первых, менеджеров по продажам нет, во-вторых, всё делается в автоматическом режиме, и CRM по умолчанию всегда актуальна.

Тот большой пласт работы, который никто не любит — я думаю, я не найду продажника, который любит операционку с заполнением CRM, — вот это можно отдать модели. Решения по сделке остались мои: цена, скидка, идти или не идти.

Оценка проекта и коммерческое предложение. Раньше это выглядело стандартно, и процесс этот я принёс из прошлой жизни в аутсорсе. Получили запрос от клиента, передали аналитику, чтобы он нарезал его на задачи и блоки. Дальше разработчику на оценку, дизайнеру на оценку, тестировщику на оценку. Потом всё это надо собрать: аналитик собирает, кто-то принимает. Много людей участвует, много коммуникаций. Оценки в таком режиме делаются несколько дней, и много человеко-часов на это уходит.

Сейчас на входе транскрипт встречи и контекст по клиенту, на выходе — декомпозиция, оценка по фазам с вилкой и черновик КП по нашему шаблону. Отдельно агент определяет класс оценки: если клиент пришёл с готовым техническим заданием, риски взаимного непонимания минимальны и класс выше; если есть только бриф со встречи, нет деталей по интеграциям, нет форматов данных и технических спецификаций — он закладывает буфер на неизвестные риски. Этот выбор у него записан в правилах и каждый раз заново не принимается.

Этим скиллом пользуюсь не я. Оценку по разработке делает Азрет, мой партнёр и технический директор, и он же проверяет её до того, как она станет коммерческим предложением. Агент здесь не вместо человека — он снимает чистый лист: Азрет садится править готовую раскладку.

Договоры. Штатного юриста, который получает зарплату, у нас нет. Базу договора делает агент по нашему шаблону, есть скилл, где по определённым пунктам проверяется, что именно в договоре надо проверить. Была череда итераций, когда я отдавал первую версию договора юристу на ревью и раз за разом получал «всё окей, правок ноль». В какой-то момент я перестал отдавать на ревью типовые договоры и подключаю юриста, только если правда есть моменты, в которых я сомневаюсь, или контракт большой и сложный. Договоры у нас компактные, три-четыре страницы, и тот, что уйдёт клиенту, я читаю глазами целиком. Переговоры по правкам и подпись — тоже мои.

Счета. Агент формирует в Эльбе счёт и УПД, отправляет черновики в Диадок. Всё, что остаётся мне, — зайти в Диадок, взять свою ЭЦП и подписать. Раз в месяц есть клиенты, с которыми мы актируемся, и вся эта рутина по ним делается одинаково.

API у Диадока есть, но платный, и подключать его мы не стали: агент открывает браузер и работает через интерфейс — так же, как это делал бы человек. Получается медленно: один счёт я бы руками выставил быстрее, и это правда. Смысл контура не в скорости. Это была самая неприятная для меня работа: десяток мелких операций, каждую надо не забыть, и пока их не сделаешь — деньги не придут. Теперь она не занимает мою голову каждый месяц: я подключаюсь в конце и подписываю.

Входящее

Тендеры. Агент открывает браузер под моей учёткой, заходит на площадку, смотрит по ключевым словам — он знает, чем мы занимаемся, — скачивает документацию, профилирует лоты и выбирает тех кандидатов, в которых нам имеет смысл участвовать. Это как раз те системы, которые не поддаются обработке через интеграции: у площадки либо нет открытого API, либо доступ к нему платный, и браузер остаётся единственным способом.

Решение «идём или не идём» остаётся за мной всегда. Агент показывает картину, включая «здесь заблокировано, нужно твоё решение». Из двух с лишним тысяч лотов, прошедших через реестр за лето, до моих глаз дошло меньше сотни — остальное фильтр снял сам.

Почта. Каждое утро агент проверяет, что там по письмам, убирает шум и мусор, оставляет только те письма, на которые действительно имеет смысл реагировать. Вложения раскладывает по сделкам. Отправляю письма я сам.

Telegram. Тут у меня история сопротивления: я долгое время не хотел подключать Telegram и в итоге сломался не так давно. Оказалось, это суперудобно, этого мне не хватало. Агент читает и ищет по личным чатам, показывает, кто ждёт ответа, готовит черновик прямо в поле ввода. Отправка сообщений агентом заблокирована на уровне кода — я отправляю сам, из своего клиента.

Разбор встреч. Из записи получается расшифровка, из неё карточка «задача, решение, инсайт», карточка раскладывается по сделкам и проектам. Транскрибация локальная, на моём компьютере — данные наружу не уходят.

Остальное

Контент. Сначала тема, потом фактура, потом черновик, собранный из этого сырья. Дальше механический гейт на качество текста и вычитка. Для клуба AI Practiq, который я веду с партнёром, статьи мы просто штампуем — они выходят каждый день. Публикация — только по явному слову.

Финансовый учёт. Агент разбирает банковские выписки, собирает месячный бюджет и сверяет операции с таблицей. Спорные операции я классифицирую сам, и все решения по деньгам тоже мои. Этот контур появился ровно потому, что финансового юнита у нас нет и не будет.

Регламенты. Это не контур, это слой под всеми остальными: правила лежат текстом рядом с работой, и агент их исполняет. Как они появляются — отдельная глава ниже.

Есть и одиннадцатый, самый свежий: очередь задач, из которой агент берёт работу ночью, пока я сплю.

Как эти правила появляются

Скиллы я не пишу вручную и специально не сажусь их сочинять.

Все автоматизации рождаются не специальным моим намерением, типа: я прихожу и говорю «сейчас мы будем с тобой писать скрипт, который делает такую-то штуку». Нет. Я прихожу, отрабатываю какую-то задачу. И если я понимаю, что мы создали новый процесс, которого раньше не было и который мне может пригодиться, я говорю: а теперь вот эту штуку запомни, запиши её как инструкцию, чтобы в следующий раз, когда я приду с похожей задачей, ты понимал, что делать.

Скилл — это просто markdown-файл с инструкциями. Где что взять, что с этим сделать, что должно быть на выходе, какие детали учесть. Пишет их сам агент: есть отдельный скилл по созданию скиллов. Я лишь описываю, какую задачу хочу решить и как вижу процесс, а детали он дописывает сам. Готовый набор таких инструкций Anthropic выложила открыто на GitHub — оттуда мы часть скопировали себе.

Внутри у такой инструкции три блока, и это обычный процессный менеджмент.

Инструкции ломаются, и это нормальная часть работы. Если в процессе видно, что она работает не так, я говорю: слушай, вот здесь произошло не так, на каком этапе ты споткнулся. В моём случае такое бывает часто. Он объясняет, почему пошёл не туда, и сам предлагает актуализировать инструкцию, потому что она не соответствует действительности.

Одно из правил родилось прямо из поломки. Главное правило по входящей папке: если агент взял из неё документ, обратно он его не кладёт — раскладывает по клиентам, и папка по умолчанию остаётся чистой. Второго правила изначально не было: раньше стояло, что он должен всегда ходить в эту папку и смотреть, есть ли там документы, — и это забивало контекстное окно. Теперь я говорю про неё в явном виде, когда надо.

Где стоят подтверждения

Это первое, что спрашивают про любую такую опись: а он там ничего не натворит?

Границ, которые агент не переходит, у меня две.

Деньги. Здесь агент останавливается и спрашивает меня дважды: первый раз — перед тем как создать документ, второй — перед тем как отправить его в Диадок. Дальше комплект лежит в черновиках и ждёт. Пока я не зайду и не подпишу его своей ЭЦП, наружу он не уходит.

Решение — человек. Операционные вещи выполняет нейросеть, но ревью и принятие решения всё равно за человеком. И принятие решения делает не вторая нейросеть, и не третья, и не система агентов, которые друг за другом смотрят. Я как человек принимаю решение: вот эта сумма ок или не ок. По срокам кажется, что норм, или надо сокращать. Кажется, что три месяца — хотя в часах двести тридцать восемь, и тут идёт какая-то нестыковка.

Меня регулярно спрашивают, почему не сделать надстройку, чтобы агенты перепроверяли друг друга и я не тратил на это время. Где-то у нас так и сделано. Везде — нет: там, где решение принимаю я, проверка и есть часть решения, отдельно её не вынести.

Почему я вообще проверяю

Я перестал доверять нейросети по умолчанию достаточно давно. Я по умолчанию считаю, что она мне наврала. И это хорошая позиция, потому что она избавляет от неловких ситуаций.

Перепроверяю практически всегда, особенно когда дело касается денег. Если это формирование договора, технического задания или оценки — перепроверяется всегда, в ста процентах случаев. Договор, который я планирую отправить клиенту, я, конечно, читаю сам. Но это происходит после того, как проверку сделала сама модель.

Порядок такой: сначала прошу сформировать план того, что он будет делать, и смотрю план. Потом включаю режим критика — «критически оцени то, что ты сейчас сделал, насколько оно соответствует поставленной задаче». Бывает, я вижу, что он на восемьдесят процентов сделал ерунду, и, прежде чем говорить ему об этом, прошу оценить самому. Часто одной такой итерации достаточно. И только после этого перехожу к своим комментариям — голосом, просто иду по документам и болтаю в микрофон. Это очень экономит ментальные силы.

Побочный эффект, которого я не ждал: у меня сильно развилось критическое мышление. Просто потому, что я по умолчанию не доверяю тому, что делает нейросеть.

Как это посчитано

Ниже — то, что можно перепроверить. Каждая цифра считается командой в моём рабочем каталоге, и команду можно повторить у себя.

85 скиллов-регламентов — те самые правила, по которым всё это работает: ls .claude/skills/*.md | wc -l по каждому репозиторию. Это и есть объём системы, и растёт он единственным способом — когда сделана ещё одна работа и записана инструкция.

Часть контуров по файлам не считается вообще: счета живут в Эльбе, расшифровки в базе транскрибатора, письма в почте. Число из репозитория показало бы объём репозитория, а не объём работы, поэтому таких цифр здесь нет.

Чего этот опыт не доказывает

Возражение, которое мне высказали прямо: всё это — человек-оркестр с приданным ему искусственным интеллектом. Групповая работа, разграничение прав на общие файлы со ставками и коэффициентами, безопасность — открытые вопросы.

Оно справедливое.

Права у нас регулируются доступами к git: через него можно давать право на редактирование либо только на просмотр, и обмен между участниками идёт тоже через него. Свой git-сервер, платим только за хост. Это не самая оптимальная история, но она работает и решает вопрос бэкапа: один контур через git, второй локально.

Про данные: система работает с файлами у меня на компьютере, в облаке их нет. Если завтра забанят мой аккаунт или я почему-то не смогу использовать эти модели, данные не потеряются — они лежат локально, я подключу к той же папке другой инструмент и продолжу. Когда мы делаем что-то для клиента, у нас есть отдельные инструменты, как маскировать данные, чтобы не было трансграничной передачи персональных данных клиента.

Есть вопрос, на который ответа у меня нет. Открыть доступ к своему рабочему пространству наружу, чтобы всё это выполнялось без меня, не выйдет: так работать не будет. Моё участие на разных этапах никуда не девается.

Иногда начинаешь скатываться в то, что пробуешь применять нейросеть везде. Кажется, все через это проходят. Бывает, что задача через агента идёт дольше, чем если бы я сделал её руками, — как с теми же счетами. Это нормальный этап, через него надо просто пройти.

С чего начать

Если вы не знаете, что автоматизировать и с чего начать, придите к модели и скажите: «я хочу автоматизировать свои рабочие процессы, давай вместе просто возьмём и опишем, что у нас вообще есть. Что есть у меня в процессах, чем я занимаюсь, что есть у моих сотрудников. Я дам вводную, а ты задавай мне вопросы — те, которые позволят мне просто описать всё, что у нас есть.»

После этого у вас появится список процессов-кандидатов. Оцените каждый по двум меркам: сколько он занимает по времени и как часто вы делаете его за месяц. Выберите самый затратный из регулярных. Разложите его на компоненты — что хотим получить, что есть на входе, какие сервисы можно подключить, какие важные пункты соблюсти. Дальше собираете, тестируете, чините.

Кому-то это занимает год, кому-то месяц, кому-то два. Я связываю это не со временем, а с наличием успешного кейса. Как только у человека появляется успешный опыт применения в каком-то одном кейсе, дальше начинается лавинный период, когда новые кейсы появляются каждый день. Пока такого кейса нет, можно год наблюдать и не двинуться.

FAQ

Что можно автоматизировать в небольшой компании с помощью ИИ, а что придётся оставить людям?

Отдать можно всё, что повторяется регулярно, имеет понятный вход и выход и что вы способны объяснить словами: ведение CRM, подготовка оценок и коммерческих предложений, счета и акты, разбор встреч, триаж почты, сканирование тендерных площадок, черновики договоров, подготовка контента. Людям остаётся всё, где принимается решение, — цена, сроки, идти или не идти, отправлять или нет, — и всё, где нужен контекст, которого у модели нет. Плюс отдельно: любая отправка наружу. У меня наружу агент не отправляет ничего.

Нужны ли для этого разработчики?

Нет. Я не разработчик: по образованию лингвист, по профессии финансист. Скиллы для меня пишет сам агент, а если из-под него вылезает код, который я не понимаю, я говорю «здесь результат не тот» — и он идёт разбираться в код и в инструкции сам. В команде из семи человек, кейс которой я разбирал отдельно, разработчиков не было вообще.

Что с безопасностью и персональными данными?

Система работает с файлами у вас на компьютере, поэтому контур управления данными остаётся ваш. Права между участниками у нас разграничены доступами к своему git-серверу. Для клиентских задач есть отдельные инструменты маскирования, чтобы не было трансграничной передачи персональных данных. Какие системы подключать к агенту, а какие оставить за контуром — ваше решение.

Это же просто куча файлов, в которых потом не разберётся живой человек?

Разберётся. Структуру папок агент придумал сам и её держит: по клиенту папка, внутри карточка сделки и changelog, документы разложены. Бэкап в двух контурах — git и локально. Захочется витрину со сделками и статусами вместо диалога — её можно попросить собрать отдельно.

Он же врёт — как вы это ловите?

Исходите из того, что наврал. Я по умолчанию так и считаю. Помогают три вещи: план до работы, режим критика после работы и собственные глаза на всём, что касается денег и обязательств. Договор, оценка, техническое задание перепроверяются в ста процентах случаев.

Сколько времени занимает такая автоматизация одного процесса?

Первый контур — вечер. Собрать сценарий, прогнать на реальной задаче, поймать первую поломку и записать инструкцию. Дальше он живёт и чинится по ходу: инструкция правится в тот момент, когда соврала.

С чего начать, если в компании отделы и много людей?

С честного признания, что мой опыт не переносится напрямую. Начните с одного человека и одного процесса, у которого есть владелец. Когда контур заработает у него, вопросы про права, доступы и общие шаблоны станут конкретными, и их можно будет решать по одному, по мере появления.

Что дальше

Если хочется разобрать это на своих процессах, я веду корпоративные программы для групп до десяти человек — команда топов, проектная команда или отдел внутри компании. Разбираем то, что у вас происходит на самом деле. Про то, как устроена такая программа и почему после обычного курса ничего не меняется, я писал отдельно; кейс команды из семи человек без разработчиков — здесь.

Оставьте заявку — созвонимся и обсудим, что из этой описи имеет смысл в вашем случае, а что нет.